Signaturen von E-Mails für den Versand ins Ausland optimieren?
Hallo liebe Community!
Ich hätte eine kurze Frage und hoffe, ein paar eingefleischte ITler oder Softwaregurus können mir dabei helfen.
Und zwar arbeite ich in einem großen Unternehmen, das mittlerweile auch international Kontakte pflegt. Ich habe daher häufiger E-Mail Kontakt mit Kollegen und potenziellen Kunden im Ausland.
Jedenfalls fällt mir immer wieder auf, dass es gerade bei den deutschen Umlauten wie ä, ü oder ö die Signatur zerhaut und beim Kunden/Kollegen nur ein Buchstabensalat ankommt. Sie wissen zwar meistens, dass es an diesen Buchstaben liegt, aber schön ist was anderes und professionell sieht das natürlich auch nicht aus.
Hat jemand eine Idee, wie man das mit Outlook so regeln kann, dass die Signatur bei E-Mails ins Ausland gleichbleibt? Gibt es da irgendwelche Einstellungen die mir entgangen sind? Oder vielleicht auch ein Plug-In oder sowas, mit dem man die E-Mails bzw. deren Signaturen auslandtauglich machen kann?
Die Textkodierung auf Unicode umstellen. Hier mal eine Anleitung: Outlook zeigt bei Emails Umlaute falsch an
Dort wird ein Screenshot von den Internationalen Optionen gezeigt. Dort kann man die Textkodierung auf Unicode umstellen, sodass die E-Mails passend versendet werden.
Alternativ hilft es Umlaute zu ersetzen: ä = ae, ö = oe, ü = ue & ß = ss
Der Tipp von Spyx sollte dir eigentlich in deinem speziellen Fall schon helfen! Was mir aber noch einfällt, ist das Problem, dass das im Grunde jeder Nutzer in deinem Unternehmen machen muss, damit die Signatur in der E-Mail wirklich durchweg bestehen bleibt. Ich glaube dabei könnte dir noch ein spezielles Tool für Outlook (Disclaimer Agent) helfen, was wir auf Arbeit für die Verwaltung von Signaturen nutzen. Hab dir die Seite mal rausgesucht.
Damit kann man die Signaturen nicht nur zentral verwalten und für alle Nutzer festlegen, sondern eben auch Platzhalter einfügen und definieren oder dafür sorgen, dass bestimmte Textbausteine durchweg geändert werden.
Das heißt, in deinem Fall kannst du z.B. bei den Signaturen festlegen, dass Begriffe mit Umlauten automatisch in international verträgliche Varianten umgewandelt werden (Im Grunde so, wie es Spyx schon als zweite Lösung vorgeschlagen hat, nur dass du das damit für alle Signaturen im Unternehmen machen kannst).
Aber das Tool kostet natürlich und die Verwaltung wäre eventuell eher eine Frage der Administration bzw. IT. Ich denke mal, dass du da als Einzelner wenig dran machen kannst, aber wenn das Problem bei euch durchweg besteht, könnte man die Idee vielleicht beim nächsten Meeting anbringen? Es gibt jedenfalls eine Testversion und einige Screenshots soweit ich das auf der Seite sehen konnte
Das aber wirklich nur, wenn das Problem im gesamten Unternehmen besteht. Ansonsten finde ich die Lösung von Spyx auch am sinnvollsten
Signaturen von E-Mails für den Versand ins Ausland optimieren?
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